《山东省政府采购履约验收工作指导意见》供应商操作解读

文号：鲁财采〔2025〕9号
发布单位：山东省财政厅
发布日期：2025年5月28日
适用范围：山东省各级国家机关、事业单位、团体组织使用财政性资金采购的货物、工程、服务项目

对供应商而言，这份文件释放了一个关键信号：验收不再只是“等采购人启动”，供应商在达到验收条件时可以主动建议验收。权利更明确了，操作要求也更细了。

一、核心权利：供应商可主动发起验收

这是文件赋予供应商的重要主动权利，打破了以往只能被动等待采购人启动验收的局面：

• 合同履行达到验收条件时，供应商可主动向采购人发出“项目验收建议”，采购人应当及时启动项目验收并通知供应商。

• 操作建议：建议供应商在合同履约完成、具备验收条件的第一时间，以书面形式（含邮件、公函等可留痕方式）向采购人提交验收建议函，明确提出验收申请，避免因采购人拖延启动验收而影响回款进度。

二、验收全流程供应商操作要点

（一）验收启动前准备

1. 提前备齐验收资料

整理与项目验收相关的生产、技术、服务等全套资料（文件明确规定供应商有提供义务）。同时准备好：

• 采购文件、投标（响应）文件、封存样品（如有）、政府采购合同等对照依据；

• 货物类项目：出厂检验、到货检验、安装调试检验、配套服务检验各环节相关凭证；

• 服务类项目：服务期内分期考核记录、服务效果证明材料；

• 工程类项目：符合行业管理部门标准的竣工资料。

2. 安排授权代表到场

• 必须安排经正式授权的供应商代表参与验收现场；

• 该代表需具备签字盖章权限，验收完成后需在验收小组出具的书面验收意见上签字并加盖供应商公章。

（二）配合验收小组验收

验收小组组成：≥3人单数，含专业技术人员、使用部门人员、至少1名具体使用人员，可邀请其他供应商参与（本项目前期评审专家需回避）。

供应商配合要点：

• 逐项核对：配合验收小组按照采购文件、投标承诺、合同约定、封存样品逐一核对；

• 做好记录：验收过程中同步做好己方记录，对验收小组指出的问题当场确认；

• 如实说明：对技术参数、服务标准、施工质量等问题如实说明情况，提供佐证材料；

• 分段验收：对一次性整体验收不能反映履约情况的项目，配合按采购人设置的分段节点分别接受验收，认可分段验收意见。

（三）验收结果处理

三、特殊项目简化验收流程的应对

网上商城、框架协议以及其他金额较小或者技术简单的项目，可简化验收流程：

• 由采购人指定1名熟悉需求的工作人员进行验收；

• 供应商同样需确保交付的货物/服务符合合同约定的技术、服务、安全标准；

• 仍需配合提出验收意见并由采购人确认，不可因流程简化而降低履约标准。

四、供应商其他重要权利与义务

（一）权利

• 可被邀请参与验收：可以被邀请参加本项目其他供应商同领域项目的验收，所提意见作为验收参考；

• 获取验收费用保障：项目验收发生的检测（检验）费、劳务报酬等，合同有约定按约定，无约定由采购人承担，供应商无需承担合同外验收费用；

• 及时回款权：验收合格项目，采购人应按合同约定及时支付资金、退还履约保证金。

（二）义务

• 配合义务：必须配合采购人、采购代理机构做好项目验收工作，及时、完整提供验收相关资料；

• 诚信履约义务：严格按采购文件、投标承诺、合同约定履约，违约失信行为将被采购人向同级财政部门反映；

• 档案配合：验收过程中形成的相关记录、签字文件需确保真实有效。

五、供应商重点风险提示

• 违约失信后果：财政部门将探索建立供应商履约评价制度，对拒不按合同约定履行的供应商，将按相关法律法规予以处理，直接影响后续政府采购参与资格。

• 验收意见公开风险：除涉密项目外，所有验收意见都将在“中国山东政府采购网”公开（公共服务项目还将在服务平台公开），验收结果直接影响企业信誉。

• 资料保存期限：验收资料保存期为采购结束之日起至少15年，供应商自身也应做好相关验收资料归档留存。

• 回避制度知晓：前期参与本项目评审的评审专家不得作为验收小组成员，如发现应回避未回避情形，可向采购人或财政部门反映。

六、供应商操作时间表建议